Fin dai tempi più antichi, l’essere umano è stato a contatto col concetto più profondo di conoscenza e si è interrogato continuamente su come gestirla, ampliarla e renderla più efficiente. Con la nascita delle industrie, questa idea si è tramutata in necessità al fine di massimizzare la produttività dei processi. Allo stesso modo, con la nascita di internet, è stato necessario compiere un passo ulteriore per la gestione di una mole pressoché illimitata di informazioni da organizzare e catalogare attraverso il Knowledge Management.
I primi casi di Knowledge Management: aziende e compagnie
Trattandosi di un argomento molto complesso, è necessario partire dal principio. I primi casi documentati in cui il Knowledge Management (KM) ha fatto ufficialmente la sua comparsa risalgono agli anni Novanta. Le organizzazioni si resero conto di poter sfruttare la rete per mantenere “unite” le loro sedi sparse intorno al globo. Il KM è diventato presto una tecnica fondamentale per gestire dati e informazioni di compagnie de-centralizzate, nonché uno strumento per diffondere la conoscenza su più livelli.
I ricercatori hanno capito presto che la gestione delle informazioni aveva più valore di un prodotto fisico piazzato sul mercato. Questo poiché alla base di un processo produttivo, scientifico o analitico, rimane in ogni caso un blocco di dati precedentemente analizzati da cui trarre delle conclusioni. L’intero processo di analisi ha preso il nome di Situational Awareness (SA), ovvero consapevolezza situazionale. Questo termine viene prevalentemente usato in ambito militare e successivamente applicato a ogni concetto inerente la conoscenza.
SA e KM iniziano così a compenetrarsi, diventando l’uno il risultato dell’altro. Una buona Situational Awareness, caratterizzata da raccolta dati e valutazione dei rischi, garantisce un Knowledge Management più efficiente e meno soggetto ad errori. Sebbene inizialmente il concetto di KM si limitasse a considerare i dati “locali” di una azienda o una compagnia, oggi il termine si riferisce a tutti i campi dai quali è possibile prelevare informazioni rilevanti.
In cosa consiste il Knowledge Managemet
Il Knowledge Management può essere riassunto in quattro punti principali, a loro volta suddivisibili in ulteriori snodi, sui quali tuttavia non ci soffermeremo per mantenere la nostra analisi il più chiara e concisa possibile.
Gestione Contenuti
Anche noto come Content Management è il primo concetto fondamentale alla base del processo di KM. Si tratta, nel concreto, di una corretta gestione e diffusione delle informazioni in possesso di una realtà. Può trattarsi di una azienda che vende divani così come di uno studente che mette online il proprio curriculum. L’idea alla base di tutto è una corretta Situational Awareness personale alla quale segue la diffusione delle informazioni su più portali. A questo va unita una presentazione omogenea e ordinata di queste ultime.
Sede delle competenze
Per quanto lo studio autonomo sia fondamentale, avere una conversazione con un esperto del settore è altrettanto importante. Oggi è più facile individuare queste persone e comunicare con loro, grazie alle app per la comunicazione. Bisogna inoltre capire che le competenze possono essere infra o extra aziendali (se si parla di una compagnia). Una volta identificata una “sede” di competenze, è importante mantenere un equilibrio nel carico di lavoro assegnato alla persona. Sovraccaricare un esperto non farà altro che ridurre la sua produttività.
Lezioni Apprese
Il modo migliore per gestire le informazioni già raccolte e immagazzinate, è renderle di dominio pubblico. Creare dei database liberamente consultabili dai dipendenti o dagli esterni è un ottimo modo per sfruttare ulteriormente le informazioni raccolte e messe da parte, poiché non più utili nell’immediato. Un termine più noto a tutti noi è quello di debriefing. Sebbene sia usato prevalentemente in ambito militare, lo stesso concetto si applica alle riunioni conclusive organizzate da una realtà per identificare i punti raggiunti in un determinato periodo.
Communities of Practice
Trattasi di un concetto totalmente focalizzato sulle persone facenti parte di uno stesso gruppo e aventi, in genere, le stesse competenze. Gli individui possono usare le CoP per praticare team-building, discutere sugli obbiettivi e persino trovare soluzioni. Sebbene queste comunità necessitino di essere organizzate per funzionare correttamente (ad esempio con un organigramma), l’idea alla base di questi incontri rimane sempre la condivisione.
Il futuro del Knowledge Management
Malgrado questo termine sia stato usato e abbandonato più volte in passato, oggi l’idea di Knowledge Management sembra farsi più forte col passare del tempo. Negli ultimi vent’anni le aziende sono venute incontro a sistemi sempre più de-centralizzati, costringendo i manager a trovare nuovi metodi per mettere in contatto sedi che si trovavano all’altro capo del globo. Allo stesso modo piccole realtà come giornali, università e persino partiti politici, hanno trovato nel KM un sistema per ampliare la loro influenza in rete, quando non possibile nel concreto.
Le nuove tecnologie sono sicuramente venute incontro a queste realtà, sostituendo i cavi del telefono con la comunicazione video e aumentando il risparmio di tempo per l’esecuzione di un processo. Staremo a vedere come si evolverà lo scambio di dati in futuro, ma una cosa è certa: il Knowledge Management farà sempre parte dei processi di analisi, integrazione e diffusione delle informazioni.
A cura di
Francesco Antoniozzi
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